Organisatie versterken

Wil je je organisatie sterker maken? Dan kun je aan de slag met de punten hieronder. Je kunt ook hulp of advies vragen van Amsterdamse organisaties of landelijke organisaties die je hierbij kunnen helpen.

Aan de slag

1. Zorg voor een sterke basis

Een sterke organisatie heeft duidelijke afspraken. Denk aan afspraken over geld, taken, besluitvorming en verantwoordelijkheid.

Je kunt bijvoorbeeld vastleggen:

wie welke taak heeft;
hoe je besluiten neemt;
hoe je omgaat met geld;
hoe je nieuwe vrijwilligers begeleidt;
hoe je klachten of zorgen bespreekt.

Ben je nog geen stichting of vereniging? Dan kun je onderzoeken of dat nodig is. De Kamer van Koophandel geeft informatie over rechtsvormen (gebruik hiervoor de chatfunctie). Een notaris kan helpen bij statuten.

2. Werk aan een goed team

Een initiatief wordt sterker als taken goed verdeeld zijn. Zorg dat niet alles bij één of twee personen ligt. Dat voorkomt overbelasting.

Je kunt werken met kleine werkgroepen, bijvoorbeeld voor:

activiteiten;
communicatie;
geld en subsidie;
vrijwilligers;
samenwerking met partners.

Bespreek regelmatig hoe het gaat. Vraag vrijwilligers wat zij nodig hebben om hun werk goed te doen.

3. Betrek bewoners actief

Een bewonersorganisatie is sterker als bewoners echt mee kunnen denken en meedoen. Vraag bewoners wat zij belangrijk vinden. Doe dit op verschillende manieren, zodat meer mensen kunnen meedoen.

Denk aan:

gesprekken op straat of in het buurthuis;
een korte vragenlijst;
een bewonersavond;
een koffieochtend;
contact via WhatsApp, e-mail of een nieuwsbrief.

Let erop dat je ook bewoners bereikt die minder snel naar een bijeenkomst komen. Denk aan ouderen, jongeren, mensen met een beperking, mensen die de Nederlandse taal nog leren of bewoners met weinig tijd.

4. Maak je organisatie toegankelijk

Zorg dat zoveel mogelijk mensen kunnen meedoen. Let op taal, tijden, locaties en kosten.

Je kunt bijvoorbeeld:

eenvoudige taal gebruiken;
bijeenkomsten op verschillende tijden organiseren;
zorgen voor een toegankelijke locatie;
duidelijk maken dat mensen gratis kunnen meedoen;
hulp aanbieden bij formulieren of aanmelden;
samenwerken met organisaties die contact hebben met verschillende groepen bewoners.

5. Bouw aan vertrouwen

Vertrouwen groeit door duidelijkheid en eerlijk contact. Laat zien wat je doet en wat er met ideeën van bewoners gebeurt.

Je kunt bijvoorbeeld:

terugkoppelen na een bijeenkomst;
laten zien waar geld aan is besteed;
successen delen;
ook vertellen wat niet lukt en waarom;
afspraken nakomen.

Dit helpt om bewoners, partners en financiers aan je organisatie te binden.

6. Zoek samenwerking in de buurt

Je hoeft niet alles zelf te doen. Kijk welke organisaties al actief zijn in de wijk. Samen bereik je vaak meer.

Denk aan samenwerking met:

buurtkamers en buurthuizen;
scholen;
sportverenigingen;
zorg- en welzijnsorganisaties;
ondernemers;
woningcorporaties;
religieuze en levensbeschouwelijke organisaties;
informele bewonersgroepen;
het stadsdeel.

Maak samen duidelijke afspraken. Wie doet wat? Wat is het gezamenlijke doel? Hoe houd je contact?

7. Zorg voor een gezond geldplan

Een goed geldplan helpt om je activiteiten vol te houden. Maak een eenvoudige begroting. Zet daarin wat je nodig hebt en waar je geld vandaan komt.

Denk aan kosten voor:

huur van een ruimte;
materialen;
communicatie;
eten en drinken;
vrijwilligersvergoedingen;
trainingen;
administratie.

Kijk ook naar verschillende inkomstenbronnen. Bijvoorbeeld subsidies, fondsen, donaties, sponsoring of een kleine bijdrage van deelnemers. Zorg dat je niet afhankelijk wordt van één geldbron.

8. Leer van wat je doet

Kijk regelmatig terug. Wat gaat goed? Wat kan beter? Wat levert je werk op voor bewoners en de buurt?

Je hoeft dit niet ingewikkeld te maken. Je kunt bijhouden:

hoeveel mensen meedoen;
welke bewoners je bereikt;
wat deelnemers waarderen;
welke signalen je hoort uit de buurt;
welke veranderingen je ziet.

Gebruik deze informatie om je activiteiten te verbeteren. Je kunt deze informatie ook gebruiken voor een subsidieaanvraag of jaarverslag.

9. Vraag op tijd hulp en advies

Er zijn veel organisaties die informatie, advies of training geven. Maak daar gebruik van. Dat bespaart tijd en helpt om fouten te voorkomen.